Централизация информации

Проблема

В голове крутятся мысли, в почтовый ящик приходят запросы, а миллион других вещей поступает из разных источников, например из инструмента управления проектами в вашей команде. Разве не было бы здорово, если бы существовало единое место, где вы могли бы просматривать все эти действия? Что ж, вы не одиноки...

Централизованный операционный планшет - мечта любого менеджера.

Если вы работаете в команде, то для совместной работы, организации задач в проекты и распределения их между членами команды используется система управления проектами, например Asana или Trello. Проблема использования специализированных инструментов заключается в том, что они не дают вам обзора всех задач, которые необходимо учитывать при принятии решений и планировании.

Наша работа и жизнь настолько сложны, что для управления ими требуется не один, а несколько инструментов.

Сценарий

Вы вместе с командой готовите следующий спринт и пытаетесь составить бюджет времени и ресурсов на этот период. Вы должны быть уверены, что каждый из членов вашей команды сможет выполнить работу максимально эффективно.

Этот процесс происходит в инструменте управления проектами, поскольку он содержит все тикеты/элементы действий для спринта и некоторую контекстную информацию, такую как назначенный сотрудник, усилия, сроки и т. д.

Вы проводите совещание, обсуждая следующий спринт, и завершаете его с ощущением, что на этот раз оценка, которую дала команда, максимально точная.

Однако на следующий день вы получаете письмо из бухгалтерии, в котором сообщается, что грант, на который вы подали заявку за 2 месяца до этого, был получен. Теперь финансовому учреждению нужна юридическая информация, чтобы разблокировать средства. На это уйдет не меньше дня. Поскольку ваши переговоры с комитетом по грантам происходили по электронной почте, они не были перенесены в инструмент управления проектами и впоследствии были пропущены во время совещания по планированию.

Такая неэффективность характерна для случаев, когда у вас нет централизованного пространства для обзора критически важных вещей, происходящих в вашей организации на разных инструментах.

Как вы можете сделать лучше в следующий раз?