Тактика, помогающая разгрузить мозг

На протяжении многих лет было разработано несколько методик, которые многие занятые руководители компаний используют каждый день.

Захватите все

В знаменитой книге "Getting Things Done" Дэвид Аллен описывает систему, позволяющую как можно быстрее вывести эту информацию из вашего мозга, чтобы избавить его от бессознательного стресса, который он в противном случае производит.Этот метод известен как Getting Things Done (GTD) и выглядит следующим образом:

1. Всякий раз, когда вы думаете о чем-то

2. Запишите его в самом грубом формате и сохраните в так называемой папке "Входящие" (мысли).

3. Не применяйте никакого форматирования, не вводите описание, не делегируйте его и не планируйте, просто вытащите его из своего мозга.

Входящих ноль

Вы должны регулярно (можно раз в неделю, месяц или даже каждый день) просматривать все элементы вашего почтового ящика и упорядочивать их, создавать соответствующие элементы работы, которые можно планировать, делегировать или просто игнорировать, если они уже выполнены. Обратите внимание, что не стоит ждать слишком долго, чтобы обработать свой почтовый ящик, потому что иначе просмотр сотен элементов будет деморализующим. Чем меньше вам придется их просматривать, тем легче это будет делать. Просто выберите частоту, которая вам подходит, и придерживайтесь ее. Вы даже можете создать в своем календаре временные блоки для обработки входящих сообщений или задач (и/или почтового ящика), чтобы убедиться, что вы выделите время для такой деятельности и на регулярной основе. Эта методика, известная как Inbox Zero, используется занятыми профессионалами по всему миру для достижения состояния душевного спокойствия не только при работе с электронной почтой, но и с задачами.Для каждого элемента в вашем почтовом ящике проделайте следующий процесс:

1. Если предмет больше не актуален, заархивируйте его

2. Если на выполнение задания требуется менее 2 минут, сделайте его сразу и отметьте как выполненное

3. Если вы знаете, когда этот пункт должен быть выполнен, запланируйте его на определенный день.

4. Если вы не знаете, когда именно работать над этим пунктом, отложите его на потом для повторного рассмотрения

5. Повторяйте этот процесс до тех пор, пока не достигнете нулевого уровня входящих сообщений.

Более подробную информацию о GTD можно найти в книге Дэвида Аллена.

Правило двух минут

Чтобы достичь нулевого уровня входящих сообщений, воспользуйтесь правилом двух минут, которое многие занятые люди используют, чтобы очистить свой ящик электронной почты/задач. Для каждого пункта в вашем ящике задач решите, что делать с каждым пунктом:

1. Если пункт больше не актуален, проигнорируйте его.

2. В зависимости от степени действенности элемента: a) Действующий (т. е. задача) - Если задача уже выполнена, отметьте ее как выполненную - В противном случае спланируйте ее по простому методу, чтобы максимально упростить ситуацию на данном этапе: если задача важная, положите ее в ведро, чтобы рассмотреть ее на этой неделе; если не важная, отложите ее на более позднюю неделю, чтобы пересмотреть задачу в будущем б) Неприменимо (например, заметка) - Организуйте ее в соответствующем контексте: на странице, в дневнике и т. д.