Тактика проведения эффективных совещаний

Остановитесь как можно скорее

Было показано, что для выполнения задачи люди будут использовать все отведенное для нее время.

Это привело к тому, что некоторые эксперты по производительности стали произвольно устанавливать сроки, чтобы подтолкнуть себя к действию, а не ждать последней минуты.

В контексте совещаний это означает, что даже если совещание можно было бы завершить вдвое быстрее, скорее всего, оно займет все его время.

Не уклоняйтесь от нарушения этого всепроникающего дефолта. Вместо этого проявите энергию и выравнивайте всех вокруг ясной цели.

Если обсуждаемые темы были рассмотрены, просто дайте участникам немного времени, и они будут рады, зная, что ваши встречи не являются обычными.

Проведите встречу

Несмотря на то, что некоторые встречи не требуют завершения всего времени, вполне вероятно, что вы бывали на встречах, где все было с точностью до наоборот: отведенное время подходило к концу, а большинство тем повестки дня оставались нерассмотренными.

Когда вы начинаете совещание, не стесняйтесь поручить кому-то другому следить за повесткой дня, чтобы он вмешался и дал понять, что совещанию нужно перейти к следующей теме.

Вы тоже можете сделать это самостоятельно, но помните, что распределение ответственности помогает повысить готовность к сотрудничеству.

Делайте заметки

Многие встречи проходят без записей. Это плохо по двум причинам.

Некоторые участники могли пропустить какую-то часть или просто не помнить точно, что именно обсуждалось или было решено.

Также, некоторые люди могли не быть обязаны присутствовать на встрече или просто не смогли на ней присутствовать. Однако, вероятно, их нужно предупредить, чтобы они оставались в курсе.

Это также верно, когда у вас встреча с инвестором , клиентом или потенциальным клиентом. Не стесняйтесь записывать некоторую информацию, которая может оказаться ценной в будущем.

Определить элементы действий

Самая частая ошибка, которую совершают люди в отношении совещаний, — это невыполнение их рекомендаций.

В конце встречи участники возвращаются к своему ежедневному хаотичному графику, и складывается впечатление, что встреча на самом деле не внесла никаких конкретных изменений в ход обсуждения тем.

Единственное, что вы всегда должны делать в конце совещания, причем не в одиночку, а вместе со всеми участниками, — это определять пункты плана действий, задачи, над которыми теперь необходимо работать, чтобы воплотить обсуждаемое в реальность.

Для каждой темы обобщите решение, определите пункты действий и для каждого пункта назначьте участника. Он или она будет отвечать за продвижение этой темы.

Затем они обязаны создать, например, одну или несколько заявок в своей системе управления проектами.