Тактика подготовки повестки дня

Временные предпочтения

Как обсуждалось в разделе «Защитите свой график» , вы всегда должны стараться учитывать свои предпочтения при планировании встреч.

Но очевидно, что это не всегда возможно. Когда встреча срочная или когда участник не может соответствовать вашим предпочтениям в расписании, вы должны быть гибкими.

Повестка дня

Поскольку у большинства собраний нет четкой повестки дня, они проходят без четкого направления.

Организатор встречи несет ответственность за установление повестки дня. Она не должна быть длинным объяснением, а должна просто описывать проблему и предоставлять немного предыстории вместе с четким набором целей.

Для совещаний с большим количеством участников и/или обсуждением нескольких тем крайне важно более точно определить повестку дня со списком тем для обсуждения, целями принятия решений и распределением времени по каждой теме.

Это поможет сформировать дискуссию и поможет участникам заранее обдумать потенциальное решение.

Повестку дня следует опубликовать за несколько дней, чтобы участники могли ознакомиться с материалом.

Уточнить

Ценность встреч заключается в том, что они позволяют группе умных людей одновременно обмениваться мнениями для решения проблемы.

Другими словами, встречи интересны тем, что позволяют использовать синергию мыслей.

Почему же тогда так много времени тратится на объяснение проблемы, хотя участники могли прочитать эту информацию заранее?

После прочтения книги «Советы директоров стартапов: как извлечь максимальную пользу из работы совета директоров» мне стало ясно, что заседания совета директоров и команд должны проводиться в два этапа.

Первый шаг должен быть асинхронным. Организатор должен написать и поделиться кратким документом, обобщающим повестку дня, а также некоторыми пояснениями по ключевым пунктам.

Участники должны прочитать этот документ до начала встречи и прокомментировать различные пункты, задавая вопросы и давая разъяснения.

Этот первый шаг позволяет участникам лучше уточнить основную проблему и, возможно, уже ответить на некоторые пункты. Он также создает большее взаимодействие со стороны всех заинтересованных сторон.

Второй шаг — это сама встреча, которая является синхронной. Во время встречи цель состоит в том, чтобы использовать интеллектуальную мощь в комнате и сосредоточиться на поиске решения уточненной проблемы, а не тратить время на информирование всех о теме.

Участники против последователей

Поскольку организация встречи — это такая головная боль, организаторы стараются максимально сократить усилия, чтобы продолжать жить своей жизнью.

В результате люди склонны приглашать всех заинтересованных лиц, о которых только могут подумать, заставляя приглашенных самостоятельно решать, действительно ли они нужны на этой встрече.

Ваша обязанность, как организатора, ограничить количество людей на встрече. Во-первых, это значительно повысит качество обмена и вовлеченность участников.

Легче спрятаться в лесу, чем за одним деревом...

Во-вторых, люди будут благодарны и, следовательно, более склонны вносить вклад в встречи, на которые их приглашают.

Это не значит, что люди должны быть ограждены от разговоров и решений. Смотрите главу Всегда отслеживайте для получения дополнительной информации.